تبدأ عملية الشحن الدولي الناجحة بالتحضير الدقيق. يوضح هذا القسم الخطوات الرئيسية لإعداد شحنتك من الصين إلى اليابان، مع التركيز على الوثائق والتغليف والملصقات: تتطلب كل شحنة دولية وثائق كاملة لضمان الامتثال القانوني وتسهيل التخليص الجمركي. تشمل الوثائق الأساسية الفاتورة التجارية وقائمة التعبئة وبوليصة الشحن. يجب أن تكون هذه الوثائق دقيقة وكاملة لتجنب أي تأخير في التخليص. يُعد التغليف المناسب أمرًا بالغ الأهمية لحماية البضائع من التلف أثناء النقل. استخدم مواد عالية الجودة وراعِ الاحتياجات الخاصة بالمنتج. الهدف هو تقليل مخاطر التلف، وضمان وصول المنتجات سليمة إلى وجهتها. تُعد الملصقات الصحيحة ضرورية لتعليمات المناولة ومعلومات الوجهة والامتثال للوائح في كل من الصين واليابان. يجب أن تحتوي الملصقات على معلومات مثل عناوين المرسل والمستلم ومحتويات الطرد وأي تعليمات للمناولة. على سبيل المثال، عند شحن الأجهزة الإلكترونية، من الضروري وضع ملصقات "قابل للكسر" والتأكد من تغليف المكونات الحساسة للكهرباء الساكنة بمواد مضادة للكهرباء الساكنة.

تتضمن الخطوات التالية في الشحن الدولي إتمام إجراءات التخليص الجمركي وتتبع الشحنات: يُعدّ فهم إجراءات التخليص الجمركي في كل من الصين واليابان أمرًا بالغ الأهمية لضمان سلاسة عملية الشحن. من المهم التصريح بدقة عن قيمة البضائع وتصنيفها وفقًا لرموز النظام المنسق (HS) الصحيحة. كما أن الاستعداد المسبق لأي رسوم أو ضرائب محتملة، وتجهيز جميع المستندات ذات الصلة، يُسرّع عملية التخليص. توفر الخدمات اللوجستية الحديثة أدوات متنوعة لتتبع الشحنات من لحظة مغادرتها المستودع وحتى وصولها إلى وجهتها. لا تساعد أنظمة التتبع التي توفرها شركات الشحن أو خطوط النقل البحري أو شركات البريد السريع على مراقبة مسار الشحنة فحسب، بل تُسهم أيضًا في إدارة أي تأخيرات أو مشاكل قد تنشأ أثناء النقل. على سبيل المثال، إذا احتُجزت البضائع في الجمارك، فإن التتبع الفوري يُمكّن الشاحن من معالجة المشكلة بسرعة.